Je bent ondernemer en het liefste wat jij doet is ondernemen. Alle rompslomp eromheen dat wil je zo makkelijk mogelijk inrichten. Zo ook jouw administratie. En dit is niet altijd even simpel. Want moet je al je facturen en bonnetjes nu in papieren versie bewaren of mag je ze ook digitaliseren?
Wettelijke bewaartermijn
We beginnen bij het begin. Volgens de Algemene wet inzake rijksbelastingen dien je als ondernemer een administratie te voeren waaruit binnen een redelijke termijn blijkt welke bedrijfsactiviteiten jij hebt verricht. Daarnaast moet je deze administratie 7 jaar bewaren. De vorm van de administratie (papier of digitaal) volgt uit de wijze waarop jij factureert. Dus wanneer jij een papieren factuur verstuurt aan een klant, moet je in beginsel deze factuur in papieren vorm bewaren. Handig? Nee, totaal niet!
Maar hoe voer jij als ondernemer een eenvoudige administratie zonder je focus te verliezen op jouw bedrijf? Gelukkig staat de wetgever ook digitalisering van de administratie toe. Een digitale administratie biedt een goede en eenvoudige oplossing, maar denk er wel om dat voor het voeren van een digitale administratie kritische voorwaarden gelden!
Voorwaarden digitalisering administratie
Behalve de staat van baten en lasten, mag je als ondernemer alle gegevens digitaliseren zolang de administratie van de gegevens aan de volgende voorwaarden voldoet:
Alle gegevens zet je over, zijn leesbaar en volledig. De gegevens die je overzet kloppen inhoudelijk na digitalisering.
Een eventuele controle door de belastingdienst kan na digitalisering binnen een redelijke termijn plaatsvinden.
Echtheidskenmerken gooien wel eens roet in het eten
Heb je een document met een echtheidskenmerk zoals een watermerk, logo of een bepaalde kleur? Dan kan het lastig zijn deze te digitaliseren en de authenticiteit van het digitale document te waarborgen. Wil je toch volledig digitaal? Dan zul je op de een of andere manier de echtheid van het document moeten kunnen aantonen. Kun je dit digitaal? Dan kun je vaarwel zeggen tegen het voeren van een papieren administratie!
