Als ondernemer wil je vooral doen waar je goed in bent: ondernemen. De administratieve rompslomp houd je het liefst zo eenvoudig mogelijk. Maar hoe zit het met het bewaren van facturen en bonnetjes? Moet je alles op papier bewaren, of mag je je administratie digitaliseren?

Wettelijke bewaartermijn: hoe lang moet je administratie bewaard blijven?

Volgens de Algemene wet inzake rijksbelastingen ben je als ondernemer verplicht om een administratie bij te houden waaruit binnen een redelijke termijn blijkt welke bedrijfsactiviteiten je hebt verricht. Daarnaast geldt een bewaartermijn van 7 jaar.

De manier waarop je factureert bepaalt in principe hoe je documenten moet bewaren:
📌 Papieren factuur? Dan moet je deze in papieren vorm archiveren.
📌 Digitale factuur? Dan mag je deze digitaal opslaan.

Is dit handig? Nee, totaal niet! Gelukkig staat de wetgever ook digitalisering van de administratie toe, mits je aan bepaalde voorwaarden voldoet.

Hoe digitaliseer je jouw administratie op de juiste manier?

Een digitale administratie biedt veel voordelen: sneller zoeken, minder papierwerk en een efficiëntere workflow. Maar er gelden wel strikte voorwaarden voor digitalisering.

Je mag alles digitaliseren, behalve de staat van baten en lasten. Daarnaast moet je ervoor zorgen dat:

✅ Alle gegevens correct en leesbaar worden overgezet – De inhoud van het document mag niet wijzigen na digitalisering.
✅ De administratie volledig blijft – Alle relevante gegevens moeten worden bewaard.
✅ Een belastingcontrole snel en efficiënt kan plaatsvinden – De Belastingdienst moet de administratie eenvoudig kunnen controleren.

Echtheidskenmerken: wanneer moet je oppassen?

Sommige documenten bevatten echtheidskenmerken zoals een watermerk, logo of specifieke kleur. Dit kan problemen opleveren bij digitalisering, omdat de authenticiteit van het document moeilijker aan te tonen is.

🔴 Wil je volledig overstappen op een digitale administratie? Dan moet je kunnen bewijzen dat het digitale document net zo betrouwbaar is als het originele papieren exemplaar.

Kun je dit digitaal aantonen? Dan kun je definitief afscheid nemen van een papieren administratie!

Slimme administratie = meer focus op ondernemen

Door je administratie digitaal én volgens de juiste richtlijnen te voeren, bespaar je tijd en voorkom je problemen bij een controle. Wil je weten hoe je dit eenvoudig kunt regelen? Neem contact op en ontdek de mogelijkheden!