De WKR maakt je dag niet leuker. Maar als werkgever wil je de hoofdlijn wél snappen. Een fout in een kerstpakket, teamuitje of bonus kan zomaar onnodig duur uitpakken. De WKR bepaalt hoe je extra’s fiscaal verwerkt. Soms scheelt dat geld. Soms ook niet.

Je hoeft geen specialist te worden. Je moet vooral begrijpen hoe de regeling werkt en wanneer je even moet opletten. Dat leggen we hier uit.

Wat is de WKR in normale taal?

Alles wat je aan personeel geeft, telt in principe als loon. Vanaf daar heb je twee routes.

Route 1: gewoon loon.

Dan betaal je loonheffing, sociale premies, pensioen en werkgeverslasten.

Route 2: via de WKR.

Dan kijk je of een vergoeding of verstrekking in een van de categorieën past. Past het nergens? Dan valt het in de vrije ruimte. Ga je ook daaroverheen? Dan volgt de 80% eindheffing.

De WKR is geen trukendoos. Het is een schema dat bepaalt waar je een extraatje fiscaal kwijt kunt.

Hoe loopt het schema binnen de WKR?

Je doorloopt de WKR altijd in dezelfde volgorde.

1. Intermediaire kosten

Kosten die een werknemer voorschiet voor de zaak. Die horen simpelweg niet bij het loon.

2. Nihilwaarderingen

Voorzieningen die nodig zijn om te kunnen werken, zoals bureau, toetsenbord of muis. Dit hoef je niet als loon mee te tellen. Anders zou je zelfs het gebruik van het toilet moeten waarderen.

3. Gerichte vrijstellingen

Vergoedingen die de Belastingdienst heeft aangewezen als onbelast. Zoals de 23 cent per zakelijke kilometer met een privéauto.

4. De vrije ruimte

Hier komt alles terecht dat niet in de eerdere categorieën past. De vrije ruimte is een percentage van je totale loonsom (in 2025: 2% tot 4 ton en 1,18% daarboven). Hier vallen kerstpakketten, personeelsfeesten buiten de deur en kleine bonussen onder.

5. De 80% eindheffing

Kom je boven de vrije ruimte uit, dan betaal je 80% belasting over het meerdere. Dat klinkt stevig, maar netto kan het alsnog goedkoper zijn dan hetzelfde bedrag via het normale loon. Dat komt vooral doordat je bij loon ook werkgeverslasten, sociale premies en pensioen betaalt.

Gebruikelijkheidscriterium

De Belastingdienst kijkt of het normaal is om iets via de WKR te geven. Tot ongeveer 2.000 euro doen ze daar weinig moeilijk over. Daarboven ontstaat sneller discussie.

Veel misverstanden over de WKR

“80% eindheffing is toch belachelijk duur?”

Het lijkt zo, maar als je een bedrag netto wilt geven, pakt loon vaak duurder uit doordat erboven op het brutoloon allerlei lasten komen.

“Je kunt alles gewoon in de WKR duwen.”

Dat kan niet. De grenzen zijn duidelijk. Een forse bonus in de WKR stoppen is simpelweg niet gebruikelijk.

“De btw doet er niet toe.”

In de vrije ruimte telt het bedrag inclusief btw mee. Die btw kun je hier niet terugvragen. Veel ondernemers realiseren zich dat niet.

Wat betekent dit voor DGA’s in de praktijk?

Voor de meeste DGA’s levert de WKR geen grote winst op. De loonsom is beperkt, dus de vrije ruimte ook. Dan heb je het vooral over kleine bedragen. Een uitgebreid WKR-plan kost meestal meer dan het oplevert.

Wat in de praktijk wél werkt:

De vrije ruimte in december benutten.

Die verwerken we meestal automatisch als kleine bonus als er ruimte is. Het is een nette, onbelaste vergoeding. Vaak de goedkoopste manier voor een DGA om geld uit de bv te halen.

Kilometervergoeding bij privéauto’s.

De eerste 23 cent per zakelijke kilometer is gericht vrijgesteld. Wil je meer vergoeden? Dan kan een deel in de vrije ruimte vallen. Is die ruimte op? Dan komt de 80% eindheffing erbij. Dat is nog steeds vaak goedkoper dan hetzelfde bedrag uitkeren als loon.

Kerstpakketten en teamuitjes.

Het zijn kleine keuzes, maar ze kunnen fiscaal verschil maken. Op of buiten de werkplek maakt uit.

Dit zijn geen trucs. Het zijn de praktische keuzes die je als werkgever maakt.

Wanneer wordt de WKR wél interessant?

Bij ongeveer 20 tot 40 medewerkers, of meer. Dan lopen de aantallen op en tellen personeelsfeesten, vergoedingen en regelingen over een heel jaar mee. Dan loont het om het strak in te richten.

In de praktijk van veel DGA’s speelt dat niet.

Wanneer moet je zelf even opletten?

• Je organiseert een groter personeelsfeest of een personeelsreis.

• Je wilt structureel hogere vergoedingen geven.

• Je bedrijf groeit en er komen meer medewerkers bij.

• Je twijfelt of iets onder loon valt of in de WKR past.

Dat is het moment om vooraf te overleggen. Niet omdat het ingewikkeld moet zijn, maar omdat het anders onnodig geld kost.

Wat kun je nu met deze kennis?

De WKR is geen wondermiddel. Het helpt bij kleine keuzes en voorkomt dure missers. Voor grote plannen levert het minder op dan veel ondernemers denken.

Je hoeft geen fan te worden van de WKR. Maar je wilt wel voorkomen dat je onnodige kosten maakt.

Disclaimer

De informatie in deze blog is bedoeld om je wegwijs te maken in de hoofdlijnen van de wet- en regelgeving. Het is geen persoonlijk advies. Iedere situatie is anders, dus overleg altijd met je adviseur voordat je keuzes maakt. Twijfel je? Neem gerust contact op met ons.