Waarom overzicht belangrijker is dan welk systeem dan ook 

Administratie geeft ondernemers onrust. 
Niet omdat het zo ingewikkeld is, maar omdat niemand ooit echt heeft besloten hoe het moet lopen. 

Facturen komen binnen via verschillende e-mailadressen. 
Bestellingen lopen door privé en zakelijk heen. 
Een deel staat in Excel, een deel in een systeem en een deel… dat komt later wel. 

En later komt altijd sneller dan je denkt. 

Het probleem is bijna nooit de administratie zelf. 
Het probleem is het gebrek aan overzicht. 

Overzicht raak je kwijt door chaos, niet door cijfers 

Wat we zien bij ondernemers die het overzicht kwijt zijn, is geen desinteresse of onkunde. 
Het is chaos die langzaam is gegroeid. 

Een info@-mail voor klanten. 
Een privé-mail waar ooit iets mee is besteld. 
Een oud zakelijk mailadres dat nog steeds actief is. 
Leveranciers die facturen sturen naar “dat adres van vroeger”. 

Het gevolg is voorspelbaar: 
Inkoopfacturen komen overal binnen, behalve op één vaste plek. 

Dat zorgt niet alleen voor administratieve rommel, maar ook voor mentale ruis. 
Je bent bezig met een klant en ondertussen denk je: 
“ Daar moet ik straks nog iets mee, die binnengekomen factuur moet ook nog de boekhouding in.” 

Dat kost focus. En energie. 

Eén plek, één moment, één taak 

Voor je inkoopfacturen 

Administratie wordt rustiger als je het scheidt van de rest van je werk. 

Dat begint extreem simpel: 

• Laat inkoopfacturen op één e-mailadres binnenkomen 

• Bij voorkeur een apart adres, alleen voor administratie 

• Geen klantmails, geen nieuwsbrieven, geen afleiding 

Dan kun je bewust zeggen: 
“Nu ga ik met mijn administratie bezig.” 

Alles wat daar staat, hoort erbij. 
Je hoeft niets meer te filteren, te onthouden of later terug te zoeken. 

Het klinkt te simpel om waar te zijn. 

Niet omdat het “te simpel” is, maar omdat het vaak geen prioriteit krijgt. 
Terwijl één keer structureren je daarna veel frustratie scheelt. 

👉 Wil je eerst scherp hebben wat je als ondernemer minimaal op orde moet hebben? Lees dan ook:
Administratieplicht voor ondernemers: wat je moet weten (en waarom het belangrijk is)

Waarom dit vaak niet wordt aangepast 

Omdat het “altijd zo is gegaan”. 

Je bent ooit begonnen: 

• Zonder zakelijk e-mailadres 

• Met Excel 

• Met handmatige facturen 

En elke aanpassing voelt als extra werk. 
Terwijl het in de praktijk vaak vijf minuten aanpassen is, met jaren aan tijdwinst daarna. 

Dit is een klassieke ondernemersvalkuil: 
moeite nu versus moeite later. 

Excel werkt… tot het niet meer werkt 

 Excel is geen probleem als: 

• Je weinig facturen hebt 

• Je administratie overzichtelijk blijft 

Maar zodra het drukker wordt, zie je hetzelfde patroon. 

Inkoop (wat er vaak misgaat) 

• Onduidelijkheid over wat betaald is 

• Zoeken naar oude facturen 

• BTW fout berekenen 

Verkoop (wat er vaak misgaat) 

• Dubbele invoer 

• Foutieve factuurnummers 

• BTW fout berekenen 

• Niet weten welke facturen nog openstaan 

• Veel werk om iemand een betalingsherinnering te sturen 

Dan ben je niet meer bezig met ondernemen, maar met bijhouden. 

En ondertussen moeten wij die Excel ook weer verwerken. 
Dubbel werk. Dubbel foutgevoelig. 

Wat er verandert als een systeem vóór je gaat werken 

Digitaliseren is geen doel op zich. 
Het helpt vooral om onnodig denkwerk weg te halen. 

Denk aan: 
steeds opnieuw zoeken waar facturen zijn gebleven, 
bijhouden wat al is betaald en wat niet, 
of handmatig controleren of iets al is verwerkt. 

Niet omdat ondernemers dat niet snappen, 
maar omdat het tijd en aandacht kost die je liever ergens anders aan besteedt. 

Met een goed ingericht systeem kun je bijvoorbeeld: 

Verkoop (uitgaande facturen) 

• Facturen maken in een paar klikken en versturen 

• Vaste artikelen klaarzetten 

• Betalingsherinneringen in een paar klikken versturen 

• Betalingen automatisch laten koppelen aan verkoopfacturen met een bankkoppeling 

Inkoop (inkomende facturen) 

• Inkoopfacturen makkelijk verzamelen door ze door te sturen naar je boekhouding 

• Betalingen automatisch laten koppelen aan inkoopfacturen met een bankkoppeling 

Wat eerst een dagtaak was, wordt een uur werk. 
Soms zelfs minder. 

Niet omdat het systeem zo slim is, 
maar omdat jij hebt besloten hoe het moet lopen. 

Digitaliseren werkt alleen als je weet wat je ermee wilt oplossen 

Digitaliseren helpt alleen als je eerst weet wat je ermee wilt oplossen. 

Wil je sneller zien welke facturen nog openstaan? 
Wil je grip op wat er binnenkomt en uitgaat? 
Of wil je vooral rust en overzicht, zodat je niet steeds hoeft te twijfelen of alles klopt? 

Pas als dat duidelijk is, kun je bepalen hoe je je administratie inricht. 
En dán pas welk systeem daarbij past. 

Zonder die stap wordt digitaliseren al snel een doel op zich. 

👉 Twijfel je hoe je je administratie het beste bewaart? Digitaal of toch papier?
Lees ook: Facturen en administratie bewaren: papier of digitaal?

Niet automatiseren om het automatiseren 

Dit is een belangrijk punt. 

Wij hebben een bloedhekel aan digitaliseren om het digitaliseren. 
Dure software zonder doel kost vooral geld en levert weinig op. 

De juiste vragen zijn altijd: 

• Wat wil je weten? 

• Waar wil je overzicht in hebben? 

• Wat past bij jouw manier van werken? 

Sommige ondernemers sturen puur op hun banksaldo. 
Dan gaat geen enkel systeem ineens extra inzichten geven. 

Maar wil je groeien, vooruitkijken of sturen op cijfers? 
Dan moet je administratie dat ondersteunen. 

Dat begint niet bij software, maar bij weten welke informatie je nodig hebt om keuzes te maken. 
Pas daarna kijk je hoe je dat zo eenvoudig mogelijk vastlegt en bijhoudt. 

Waar het bij DGA’s vaak misgaat 

Niet door onwil. 
Wel door laten gebeuren. 

Het wordt drukker. 
De administratie raakt slordiger. 
Het overzicht verdwijnt. 
En ineens “kost boekhouden veel tijd”. 

Niet omdat dat zo is, 
maar omdat de basis ontbreekt. 

Zonder structuur: 

• Kun je niet sturen 

• Mis je inzicht 

• En laat je vaak ongemerkt geld liggen 

Bijvoorbeeld doordat debiteuren niet worden opgevolgd, simpelweg omdat niemand precies ziet wat er openstaat. 

Administratie is geen bijzaak, maar een samenwerking 

Wij kunnen alleen sturen op wat we zien. 
Niet op wat buiten het systeem gebeurt. 

Lever je consequent aan, op één manier en op tijd? 
Dan ontstaat inzicht. 

Ga je steeds “even iets buiten het systeem om” doen? 
Dan breek je je eigen structuur af. 

Het resultaat: 

• Dubbele factuurnummers 

• Onduidelijke reeksen 

• Extra herstelwerk 

• En onnodige frustratie 

Het was simpel. 
Je maakte het moeilijk. 

👉 Twijfel je of de BV-structuur inmiddels beter past bij je situatie?
Lees dan ook: De BV in als ondernemer? Waarom dit hét moment is om over te stappen.

Tot slot 

Voor DGA’s met ambitie is een goede administratie geen administratief klusje. 
Het is de basis. 

Wil je groeien, sturen of vooruitkijken? 
Dan moet je administratie dat mogelijk maken, niet tegenwerken. 

Herken je dat je administratie meer tijd kost dan nodig? 
Of dat je weet dat het simpeler kan, maar niet weet waar je moet beginnen? 

Dan is dit een goed moment om daar even samen naar te kijken. 
Neem contact met ons op, dan brengen we structuur aan en maken we inzichtelijk wat jou echt verder helpt.