Wat is de administratieplicht precies?

Als ondernemer heb je genoeg te doen: klanten helpen, producten verbeteren, personeel aansturen, afspraken nakomen… De boekhouding komt vaak pas later. Toch is je administratie veel meer dan ‘iets dat moet voor de Belastingdienst’. Je bent namelijk wettelijk verplicht om een deugdelijke administratie te voeren – en dat is niet vrijblijvend.

In dit artikel leggen we je uit wat de administratieplicht inhoudt, waarom die bestaat, en wat er gebeurt als je er niet aan voldoet. We geven je ook praktische tips en leggen uit hoe wij je kunnen helpen om dit goed én efficiënt te regelen.

De administratieplicht houdt in dat je als ondernemer verplicht bent om een overzichtelijke, gestructureerde en controleerbare administratie bij te houden van alles wat van belang is voor de belastingheffing. Dit gaat verder dan alleen facturen en btw:

• Inkoop- en verkoopfacturen
• Bankafschriften en kasboek
• Kilometerregistratie en rittenadministratie
• Loonadministratie (als je personeel hebt)
• Afschrijvingen van bedrijfsmiddelen
• Contracten, overeenkomsten, offertes
• Voorraadadministratie
• Agenda’s, urenregistraties (met name voor ondernemersaftrek of MKB-winstvrijstelling) – Lees ook: Urenregistratie ondernemer: handig hulpmiddel of hoofdpijn?

De Belastingdienst moet hieruit kunnen herleiden hoe jouw winst tot stand komt, wat je hebt afgetrokken, en of je de juiste belasting hebt betaald.

Voor wie geldt deze verplichting?

De administratieplicht geldt voor iedereen die een bedrijf of zelfstandig beroep uitoefent zoals:

• Zzp’ers en freelancers
• MKB’ers (bv’s, eenmanszaken, vof’s, maatschappen)
• Stichtingen en verenigingen die ondernemer zijn voor de btw
• Startende ondernemers die net zijn ingeschreven bij de KvK

Ook als je denkt dat je ‘te klein’ bent of ‘weinig omzet’ draait, geldt de administratieplicht gewoon. De verplichting gaat dus niet over je omvang, maar over je ondernemersstatus. En ja, deze status kan per wetgeving anders zijn.

Welke wetten liggen eraan ten grondslag?

Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR) – Artikel 52

Deze wet bepaalt dat ondernemers hun administratie zeven jaar moeten bewaren, en tien jaar bij onroerende zaken.

“Zodanige aantekeningen […] dat daaruit te allen tijde de voor de belastingheffing van belang zijnde gegevens duidelijk blijken.”

Wet op de omzetbelasting

Hierin staat dat je als btw-plichtige ondernemer je btw correct moet verwerken. Dat betekent: facturen met juiste gegevens, overzichtelijke btw-aangiftes, en correcte voorbelasting.

Burgerlijk Wetboek (voor BV’s en NV’s) – Overweeg je een BV? Lees: De BV in als ondernemer? Waarom dit hét moment is om over te stappen

Rechtspersonen moeten hun administratie netjes voeren, een jaarrekening opstellen, en die deponeren bij de KvK.

Wat zegt de rechtspraak over administratie?

De Hoge Raad (de hoogste rechter) heeft in verschillende uitspraken benadrukt hoe belangrijk een goede administratie is. Een paar belangrijke lessen uit de rechtspraak:

• Als je administratie niet op orde is, mag de Belastingdienst de winst schatten. Jij moet dan bewijzen dat hun schatting niet klopt. (HR 8 februari 2002)
• Een gebrekkige administratie mag verworpen worden. Dit betekent: je boekhouding wordt niet geloofd. De fiscus mag dan zelf bepalen wat je had moeten opgeven. (HR 23 april 2004)
• Een slechte administratie kan leiden tot navorderingen, boetes of zelfs strafrechtelijke vervolging. Vooral bij opzet of grove nalatigheid zijn de gevolgen serieus.

Wat is omkering van de bewijslast (en waarom moet je dit voorkomen)?

Wanneer gebeurt dit?

De Belastingdienst mag onder strikte voorwaarden de bewijslast omkeren bij:

• een gebrekkige of niet-gevoerde administratie (schending artikel 52 AWR),
• het niet of te laat doen van aangifte,
• het niet verstrekken van gevraagde informatie,
• een onjuiste of onvolledige aangifte die op opzet of grove schuld lijkt.

Voorbeeld uit de rechtspraak

HR 9 april 2010, ECLI:NL:HR:2010:BL3236 – De inspecteur mocht de winst schatten omdat de administratie ernstig tekort schoot. De ondernemer kon het tegendeel niet bewijzen.

Gevolgen van omkering

• Fictieve of geschatte (hoge) aanslagen
• Verlies van ondernemersaftrek of btw-aftrek
• Kans op fiscale boetes of strafrechtelijke vervolging

De risico’s van een slechte administratie

Als je administratie niet voldoet aan de eisen, loop je dus serieuze risico’s:

• Navorderingen of naheffingen (je moet alsnog belasting betalen)
• Fiscale boetes (voor onjuiste of te late aangiften) en heffingsrente
• Intrekking van ondernemersaftrek of btw-aftrek
• Problemen bij financiering of kredietaanvragen
• Vertraging bij belastingteruggaven
• Bij ernstige gevallen: strafrechtelijke vervolging

Zo voldoe je aan de eisen: praktisch stappenplan

• Kies voor een passende boekhoudmethode
• Bewaar alle relevante stukken digitaal én gestructureerd
• Werk je administratie regelmatig bij
• Controleer de volledigheid
• Zorg voor documentatie van je keuzes

Wat levert een goede administratie je op? – Bekijk ook: Facturen en administratie bewaren: papier of digitaal?

• Inzicht: je weet hoe je bedrijf ervoor staat, waar je op moet sturen
• Rust: je hoeft niet in paniek alles bij elkaar te zoeken bij een controle
• Snellere belastingaangiftes en teruggaven
• Betere voorbereiding op groei, investeringen of verkoop van je bedrijf

Een goede administratie is dus geen kostenpost, maar een investering in je bedrijf.

Hulp nodig bij je administratie? Wij staan naast je

Veel ondernemers hebben geen zin of tijd om zich dagelijks met hun administratie bezig te houden – en dat begrijpen we. Maar dat ontslaat je niet van je verplichting. Gelukkig hoef je het niet alleen te doen. Wij zorgen ervoor dat jij voldoet aan de wettelijke eisen, terwijl je zelf grip houdt en inzicht krijgt in je cijfers. Meer weten als DGA? Lees dan ook: Gebruikelijk-loonregeling voor DGA’s of Voordelen uit aanmerkelijk belang: wat je moet weten als aandeelhouder in een BV

Wat wij voor je kunnen betekenen:

• Opzetten of meekijken in je administratie, inboeken inkoop en verkoop en bank
• Advies over hoe je slimmer kunt werken met boekhoudsoftware
• Fiscale optimalisatie op basis van je cijfers
• Ondersteuning bij controles of geschillen met de fiscus

Klaar om je administratie serieus aan te pakken?

Wil je weten of jouw administratie voldoet aan de wettelijke eisen? Of heb je behoefte aan overzicht en rust in je cijfers? Neem dan gerust contact met ons op voor een gratis eerste gesprek.

Je administratie is de ruggengraat van je onderneming. Wij zorgen dat die stevig staat.