Zakelijke kosten

In de zomervakantie is het altijd prettig bezig te zijn met vakantie. Een leuk tripje plannen met de familie, wie wil dat niet? En wat als je dan ook nog ondernemer bent – lekker toch om de kosten via de zaak te laten lopen? Kan toch wel…

De Belastingdienst heeft ieder jaar een thema waarop het extra controleert. Voor 2025 geldt dat het onderwerp zakelijke kosten versus privé kosten extra aandacht krijgt. Iedere ondernemer brengt graag kosten ten laste van de zaak; dat is nu eenmaal fiscaal aantrekkelijk.

Geregeld komen er cases voorbij waarin je toch vraagtekens kunt zetten bij de fiscale aanvaardbaarheid van kosten. Zo kwam er recent bij de rechtbank in Zeeland een casus voorbij waarin een BV met kantoor naast de woning van de eigenaar van de BV kosten had opgenomen voor de tuinaanleg, bestrating en parkeerplaatsen. Bij controle door de Belastingdienst bleken twee van de zes facturen op naam te staan van de BV voor € 5.600. De inspecteur oordeelde uiteindelijk dat voor € 2.698 ten onrechte BTW was verrekend, omdat dit privé-uitgaven betroffen van de DGA (directeur-grootaandeelhouder).

👉 Lees ook: De BV in als ondernemer? Waarom dit hét moment is om over te stappen

Deze zaak kwam bij de rechter terecht en daar stond uiteindelijk de vraag centraal of de geleverde diensten van de tuinman zakelijk werden gebruikt en of de BV als afnemer van deze diensten kon worden aangemerkt. Dit bleek niet het geval.

Wat speelde een rol:

• de offerte was gericht aan en getekend door de DGA
• een deel van de diensten werd privé gebruikt
• specificatie privé en zakelijk ontbrak en er waren geen heldere afspraken gemaakt

Kortom: de rechtbank volgde de inspecteur en hield de naheffing met boete in stand.

Rechtszaken

Uit deze uitspraak en vele anderen blijkt dat de Belastingdienst streng kijkt naar de feiten en omstandigheden waaronder uitgaven plaatsvinden. Als er een privé-element is, dan moet je als ondernemer extra goed opletten waarom je kosten wilt aftrekken in je onderneming.

Daarbij mag de Belastingdienst nooit en te nimmer de uitgave ter discussie stellen of het verstandig is om een uitgave te doen. Als jij een zakelijk argument hebt, moet de Belastingdienst dit volgen. Maar maak je het te bont, dan kun je een tik op de vingers verwachten.

Zo ondervond een bekende advocaat de gevolgen aan den lijve. In het wagenpark-arrest (BNB 2008/139) had de eigenaar een voorliefde voor dure auto’s. Uiteindelijk stonden er 39 op de zaak. Doorgaans hield de eigenaar de auto’s enkele maanden aan en verkocht deze weer door, met aanzienlijke verliezen tot gevolg.

De inspecteur corrigeerde daarop de winst door de uitgaven niet als zakelijk te accepteren. Deze zaak escaleerde tot aan de Hoge Raad. Die besliste uiteindelijk dat uitgaven die slechts ter bevrediging dienen van de persoonlijke behoeften van de ondernemer, niet tot aftrek kunnen leiden.

👉 Relevant: De heilige koe – Bijtelling van de auto of toch iets anders?

Praktijk

Voor de praktijk geldt dus dat je als ondernemer je verhaal moet hebben waarom iets zakelijk is. In geval van de woning had de ondernemer verstandiger moeten zijn en beter moeten afspreken welk deel zakelijk was en welk deel privé.

Had hij dat beter uitgevoerd, dan was de kans groot dat de inspecteur er niet eens aan begonnen was.

Dus ga je op vakantie en wil je de kosten over de zaak laten lopen? Wees verstandig en val je boekhouder er niet mee lastig. Want in alle eerlijkheid: als er happy meals, kinderkamers, pretparken en waterfestijnen op de facturen staan – wat verwacht je dan dat je boekhouder ermee doet?

👉 Zie ook: Fiscale aftrekposten: 3 fouten die ondernemers maken

Conclusie

Ben je ondernemer en doe je uitgaven over de zakelijke rekening? Bedenk dan goed waarom het zakelijk is. Als er een vleugje privé in zit, dan heb jij de bewijslast om aan te geven waarom het zakelijk is.

En dit hoeft niet heel complex te zijn, zolang je maar een goed verhaal hebt dat ook geloofwaardig is. Doe je maar wat, dan loop je het risico dat de Belastingdienst corrigeert en boetes oplegt.

Een gewaarschuwd mens telt voor twee. En oh ja – corrigeert je boekhouder uitgaven die overduidelijk privé zijn? Geef hem of haar een dikke pluim. Die behoedt je voor een hoop ellende.